Burza mózgów - jak wybrać metodę odpowiednią dla zespołu i problemu?

Czym jest burza mózgów i dlaczego klasyczna metoda nie zawsze działa?

Burza mózgów - jak wybrać metodę odpowiednią dla zespołu i problemu?

Burza mózgów jest jedną z najbardziej znanych metod wspierających generowanie pomysłów. Jej podstawowe założenie jest proste: grupa uczestników wspólnie poszukuje możliwie dużej liczby propozycji rozwiązania określonego problemu, a na etapie generowania pomysłów nie ocenia ich ani nie odrzuca.

Klasyczna metoda została spopularyzowana przez Alexa Osborna w latach 50. XX wieku. Jej popularność sprawiła, że przez lata stała się niemal synonimem pracy zespołowej nad pomysłami. Kiedy chcemy coś wymyślić, bardzo często pierwszą propozycją jest właśnie: „Zróbmy burzę mózgów”.

Problem polega na tym, że samo zebranie kilku osób w jednym miejscu i poproszenie ich o generowanie pomysłów nie gwarantuje, że grupa rzeczywiście będzie pracowała kreatywniej niż poszczególni uczestnicy indywidualnie.

Badania nad efektywnością grup brainstormingowych pokazują, że interaktywne grupy mogą generować mniej pomysłów niż równoważna liczba osób pracujących indywidualnie. Jednym z najważniejszych wyjaśnień tego zjawiska jest tzw. production blocking - ograniczenie wynikające z konieczności czekania na swoją kolej, aby wypowiedzieć pomysł. Kiedy jedna osoba mówi, pozostali nie mogą jednocześnie przedstawiać swoich propozycji, a samo słuchanie wypowiedzi innych może utrudniać dalsze generowanie własnych pomysłów.

To nie jedyny problem. W grupie może pojawić się również obawa przed oceną własnego pomysłu, mniejsza gotowość do zabierania głosu czy nierówny poziom zaangażowania uczestników. W efekcie osoba, która szybko formułuje swoje myśli i chętnie mówi, może mieć znacznie większy wpływ na przebieg sesji niż ktoś, kto potrzebuje więcej czasu na zastanowienie.

Co ciekawe, uczestnicy często oceniają grupową burzę mózgów jako bardziej produktywną, niż wynikałoby to z liczby wygenerowanych pomysłów. Badania opisują to jako illusion of group productivity - przekonanie, że wspólna praca nad pomysłami musi być bardziej efektywna tylko dlatego, że odbywa się w grupie.

Nie oznacza to jednak, że burza mózgów jest nieskuteczną metodą, której należy przestać używać.

Oznacza raczej, że warto przestać traktować ją jako jedno uniwersalne ćwiczenie. Jeżeli zależy nam na jakości pracy grupowej, powinniśmy świadomie zaprojektować sposób generowania pomysłów - uwzględniając nie tylko problem, który chcemy rozwiązać, ale również charakter grupy, jej liczebność, dostępny czas i cel spotkania.

Dobra sesja kreatywna nie zaczyna się więc od pytania: „Jaką burzę mózgów zrobimy?”.

Warto zacząć od pytania:
„Czego potrzebujemy od tej grupy i jaki sposób pracy pomoże nam to osiągnąć?”


Nie każda grupa potrzebuje takiej samej burzy mózgów

To, że dwie grupy pracują nad podobnym problemem, nie oznacza jeszcze, że powinny pracować w taki sam sposób.

Inaczej zaprojektujemy sesję dla czterech osób, które od lat ze sobą współpracują, a inaczej dla kilkunastu uczestników reprezentujących różne działy organizacji. Innego podejścia będzie wymagała grupa, w której wszyscy chętnie zabierają głos, a innego taka, w której część osób wycofuje się podczas dyskusji.

Znaczenie ma również sam problem. Jeżeli potrzebujemy po prostu zebrać możliwie dużo propozycji, klasyczna burza mózgów może być wystarczająca. Jeżeli jednak zależy nam na wykorzystaniu doświadczenia każdej osoby, warto rozważyć najpierw pracę indywidualną, a dopiero później wspólną dyskusję.

Jeżeli zespół od kilku minut powtarza te same pomysły, problemem może nie być brak kreatywności uczestników, ale zastosowana metoda. W takiej sytuacji zmiana sposobu pracy może być bardziej skuteczna niż kolejne pytanie: „Czy macie jeszcze jakieś pomysły?”.

Podobnie wygląda sytuacja, gdy w grupie są osoby o różnym poziomie hierarchii. Pracownik może mieć dobry pomysł, ale niekoniecznie będzie chciał przedstawić go jako pierwszy, jeśli przy stole siedzi jego przełożony. W takich sytuacjach forma pracy, która pozwala najpierw indywidualnie zapisać propozycje, może stworzyć znacznie lepsze warunki do wykorzystania potencjału całej grupy.

Właśnie dlatego warto znać więcej niż jedną metodę.

Brainwriting, 6-3-5, odwrócona burza mózgów, SCAMPER, Crazy 8s czy Nominal Group Technique nie są po prostu kolejnymi nazwami tego samego ćwiczenia. Każda z tych metod inaczej organizuje pracę uczestników i odpowiada na nieco inny problem związany z generowaniem pomysłów.

Dobór techniki nie powinien więc wynikać z tego, która metoda jest aktualnie modna albo którą znamy najlepiej. Powinien wynikać z tego, co chcemy osiągnąć podczas sesji.

Przed rozpoczęciem warto zadać sobie kilka prostych pytań:

  • Czy potrzebujemy przede wszystkim dużej liczby pomysłów, czy raczej różnorodnych perspektyw?
  • Czy wszyscy uczestnicy mają podobną gotowość do zabierania głosu?
  • Czy w grupie może wystąpić dominacja jednej lub kilku osób?
  • Czy problem jest już dobrze zdefiniowany?
  • Czy zaczynamy od zera, czy chcemy ulepszyć istniejące rozwiązanie?
  • Czy po wygenerowaniu pomysłów będziemy musieli od razu nadać im priorytety?

Odpowiedzi na te pytania pozwalają wybrać sposób pracy, który będzie lepiej dopasowany do konkretnej sytuacji.

I właśnie dlatego poniżej nie znajdziesz jednej „najlepszej” burzy mózgów. Znajdziesz kilka sposobów pracy z grupą, które można dobierać w zależności od celu, problemu i uczestników.


Różne sposoby generowania pomysłów - wybierz metodę dla swojego zespołu

Klasyczna burza mózgów jest tylko jednym ze sposobów pracy nad pomysłami. W zależności od sytuacji możemy zmienić sposób komunikacji, kolejność działań, poziom struktury czy nawet samo pytanie, które stawiamy uczestnikom.

Czasem największym problemem jest dominacja kilku osób. Innym razem uczestnicy zbyt szybko przywiązują się do pierwszego pomysłu. Zdarza się również, że zespół zna problem tak dobrze, że wszystkie propozycje wydają się oczywiste.

W takich sytuacjach niekoniecznie potrzebujemy bardziej kreatywnych ludzi. Być może potrzebujemy po prostu innego sposobu pracy.

Dlatego warto znać kilka technik i świadomie dobierać je do celu sesji. Niektóre pozwalają ograniczyć wpływ najbardziej aktywnych uczestników, inne wymuszają większą różnorodność pomysłów, a jeszcze inne pomagają spojrzeć na istniejące rozwiązanie z zupełnie innej perspektywy.

Poniżej znajdziesz zestaw metod, które można wykorzystać podczas pracy indywidualnej, w parach lub w grupie. Nie wszystkie są klasycznymi odmianami burzy mózgów. Łączy je jednak jeden cel - stworzenie warunków, w których łatwiej wygenerować nowe pomysły.


Metody generowania pomysłów - tabela

Przy każdej metodzie znajdziesz krótką instrukcję oraz informację, w jakiej sytuacji może być szczególnie przydatna. Nie traktuj jej jednak jak zamkniętego katalogu. W praktyce poszczególne techniki można również łączyć i modyfikować.

Lp. Metoda Jak działa? Przyda się, gdy...
1. Klasyczna burza mózgów Uczestnicy wspólnie generują pomysły i przedstawiają je na głos. Na etapie generowania nie oceniamy, nie krytykujemy i nie odrzucamy propozycji. Pomysły zapisujemy w widocznym dla wszystkich miejscu. potrzebujesz szybko zebrać wiele propozycji, a grupa dobrze ze sobą współpracuje i uczestnicy chętnie zabierają głos.
2. Brainwriting Zamiast mówić o pomysłach, uczestnicy zapisują je indywidualnie. Następnie pomysły są zbierane, przekazywane innym osobom lub rozwijane podczas kolejnych rund. chcesz ograniczyć dominację najbardziej aktywnych osób albo dać więcej przestrzeni osobom, które potrzebują czasu na uporządkowanie myśli.
3. Brainwriting 6-3-5 Sześć osób zapisuje po trzy pomysły w ciągu pięciu minut. Następnie przekazuje arkusz kolejnej osobie, która rozwija wcześniejsze propozycje lub dodaje własne. Proces powtarza się w kolejnych rundach. zależy Ci na równym udziale uczestników, dużej liczbie pomysłów i rozwijaniu propozycji innych osób bez bieżącej dyskusji.
4. Odwrócona burza mózgów Zamiast pytać, jak rozwiązać problem, pytamy: „Co możemy zrobić, żeby go pogorszyć?” albo „Co zrobić, żeby rozwiązanie na pewno się nie udało?”. Następnie analizujemy zebrane odpowiedzi i odwracamy je, szukając działań, które mogą pomóc. grupa utknęła przy oczywistych rozwiązaniach albo trudno jej spojrzeć na problem z innej perspektywy.
5. SCAMPER Pracujemy na istniejącym produkcie, usłudze, procesie lub rozwiązaniu i zadajemy pytania według siedmiu kategorii: Substitute, Combine, Adapt, Modify, Put to another use, Eliminate, Reverse. Każda kategoria kieruje uwagę na inny sposób modyfikacji rozwiązania. nie zaczynasz od zera, lecz chcesz ulepszyć istniejący produkt, usługę, proces lub sposób działania.
6. Crazy 8s Każdy uczestnik dzieli kartkę na osiem pól. W ciągu ośmiu minut tworzy osiem różnych pomysłów - zazwyczaj po jednym w każdym polu. Liczy się szybkość i różnorodność, a nie dopracowanie propozycji. chcesz wyjść poza pierwsze, najbardziej oczywiste pomysły i szybko zwiększyć różnorodność proponowanych rozwiązań.
7. Nominal Group Technique Najpierw każdy uczestnik indywidualnie zapisuje swoje pomysły. Następnie uczestnicy przedstawiają je kolejno, bez dyskusji nad propozycjami. Po zebraniu wszystkich pomysłów grupa może je doprecyzować, uporządkować i nadać im priorytety. chcesz połączyć indywidualne generowanie pomysłów z uporządkowaną dyskusją i późniejszym wyborem priorytetów.
8. Burza mózgów rundowa Uczestnicy po kolei przedstawiają po jednym pomyśle. Runda trwa do momentu, gdy każdy miał możliwość zabrania głosu. Można przeprowadzić kilka rund, a osoba może również powiedzieć „pas”, jeśli w danym momencie nie ma kolejnej propozycji. chcesz ograniczyć dominację najbardziej aktywnych osób i stworzyć każdemu uczestnikowi równą przestrzeń do wypowiedzi.
9. Starbursting Zamiast zaczynać od szukania rozwiązań, generujemy pytania dotyczące pomysłu lub problemu. Pomocne są pytania: kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak. Dopiero po zebraniu pytań przechodzimy do poszukiwania odpowiedzi. problem jest niejasny, grupa zbyt szybko przechodzi do rozwiązań albo potrzebujesz lepiej zrozumieć wyzwanie przed rozpoczęciem ideacji.
10. Burza mózgów z wykorzystaniem analogii Poszukujemy rozwiązań, które funkcjonują w innych branżach, organizacjach lub sytuacjach, a następnie zastanawiamy się, co można z nich przenieść do naszego problemu. Możemy pytać: „Kto rozwiązuje podobny problem inaczej?” albo „Jak ten problem rozwiązano by w zupełnie innej branży?”. zespół działa w znanym schemacie i potrzebuje inspiracji spoza własnego środowiska.

Nie każda metoda służy dokładnie temu samemu

Warto zwrócić uwagę, że poszczególne metody różnią się nie tylko przebiegiem ćwiczenia, ale również tym, jaki problem rozwiązują. Brainwriting czy 6-3-5 mogą pomóc wtedy, gdy chcemy zwiększyć indywidualny udział uczestników. SCAMPER będzie bardziej przydatny, kiedy mamy już istniejące rozwiązanie i chcemy je zmienić. Z kolei odwrócona burza mózgów pozwala na chwilę odwrócić perspektywę i spojrzeć na problem z przeciwnej strony.

Nie oznacza to, że musimy zawsze wybierać jedną metodę i konsekwentnie stosować ją od początku do końca spotkania.

Możemy na przykład rozpocząć od kilku minut indywidualnego brainwritingu, następnie przejść do dyskusji w parach, a dopiero później zebrać pomysły na forum. Możemy również wykorzystać SCAMPER do rozwinięcia kilku propozycji, które pojawiły się podczas klasycznej burzy mózgów.

W praktyce facylitator często nie prowadzi więc jednej „burzy mózgów”. Projektuje cały proces generowania pomysłów, dobierając kolejne sposoby pracy do tego, czego grupa potrzebuje na danym etapie.

Najlepsza metoda to ta, która pomaga grupie wygenerować takie pomysły, jakich potrzebuje, aby zrobić kolejny krok.


Jak wybrać odpowiednią metodę?

Sama znajomość różnych technik nie wystarczy. Możemy znać dziesięć sposobów generowania pomysłów, a mimo to wybrać niewłaściwy.

Dlatego przed rozpoczęciem sesji warto najpierw odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Nie chodzi o stworzenie skomplikowanego scenariusza. Chodzi o świadome zaprojektowanie warunków pracy.

Po pierwsze: czego właściwie potrzebujemy?

Czy zależy nam na dużej liczbie pomysłów? Ich różnorodności? A może chcemy znaleźć kilka konkretnych rozwiązań problemu?

To nie jest to samo.

Jeżeli celem jest szerokie otwarcie pola i zebranie wielu propozycji, możemy zastosować klasyczną burzę mózgów, brainwriting czy 6-3-5. Jeżeli natomiast mamy już kilka pomysłów i chcemy je rozwijać, lepszym rozwiązaniem może być SCAMPER.

Jeżeli problem jest niejasny, być może wcale nie powinniśmy jeszcze generować rozwiązań. Najpierw warto lepiej zdefiniować wyzwanie albo wygenerować pytania, które pomogą nam je zrozumieć.

Po drugie: kto bierze udział w sesji?

Liczba uczestników ma znaczenie, ale nie jest jedynym czynnikiem. Ważne są również relacje między uczestnikami, ich doświadczenie, poziom swobody w wyrażaniu opinii oraz pozycja w organizacji.

Jeżeli w grupie znajduje się przełożony i jego podwładni, warto zastanowić się, czy wszyscy rzeczywiście będą równie chętnie przedstawiać swoje pomysły na forum.

Podobnie może wyglądać sytuacja w grupie, w której jedna osoba ma zdecydowanie większe doświadczenie, jest bardziej ekspresyjna albo po prostu szybciej formułuje swoje myśli.

W takich sytuacjach rozpoczęcie od indywidualnej pracy może być lepszym rozwiązaniem niż natychmiastowe przejście do dyskusji. Brainwriting, 6-3-5 czy Nominal Group Technique pozwalają najpierw zebrać pomysły poszczególnych osób, a dopiero później włączyć dyskusję grupową.

Po trzecie: na jakim etapie pracy jesteśmy?

Innej metody potrzebujemy, kiedy dopiero próbujemy zrozumieć problem, innej, kiedy generujemy rozwiązania, a jeszcze innej, kiedy mamy już kilkanaście propozycji i musimy zdecydować, które z nich warto rozwijać.

Warto więc rozdzielić co najmniej trzy etapy:

1. Zrozumienie problemu

Najpierw upewniamy się, że grupa pracuje nad właściwym problemem. Pomocne mogą być pytania, analiza przyczyn czy Starbursting.

2. Generowanie pomysłów

Na tym etapie zależy nam przede wszystkim na różnorodności i odłożeniu oceny na później. Możemy wykorzystać m.in. brainwriting, 6-3-5, Crazy 8s czy klasyczną burzę mózgów.

3. Wybór i rozwijanie

Kiedy mamy już propozycje, potrzebujemy przejść do ich porównania, priorytetyzacji i dalszego rozwijania. Tutaj przydatne będą np. NGT, głosowanie czy kryteria oceny.

Jednym z częstszych błędów jest próba wykonania wszystkich tych działań jednocześnie.

Uczestnik przedstawia pomysł, ktoś natychmiast mówi, że to się nie uda, kolejna osoba zaczyna go modyfikować, a następna wskazuje potencjalne ryzyko. Po kilku minutach grupa ma poczucie, że odbyła bardzo intensywną dyskusję, ale trudno powiedzieć, ile rzeczywiście nowych pomysłów udało się wygenerować.

Dlatego warto świadomie oddzielać generowanie od oceniania. Najpierw tworzymy możliwie szerokie pole możliwości. Dopiero później zastanawiamy się, które z nich mają sens.

Prosta mapa wyboru

Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć, możesz posłużyć się bardzo prostą zasadą:

Jeżeli... Rozważ...
Potrzebujesz dużej liczby pomysłów Klasyczną burzę mózgów, brainwriting lub 6-3-5
W grupie dominują najbardziej aktywne osoby Brainwriting, 6-3-5 lub NGT
Chcesz wyjść poza pierwsze oczywiste rozwiązania Crazy 8s lub analogie
Masz już produkt, usługę lub proces do ulepszenia SCAMPER
Grupa utknęła i powtarza te same pomysły Odwróconą burzę mózgów lub analogie
Problem nie jest jeszcze dobrze zdefiniowany Starbursting lub pracę nad przeformułowaniem problemu
Chcesz szybko wyłonić priorytety NGT lub inną metodę łączącą generowanie z priorytetyzacją

Nie jest to oczywiście sztywna instrukcja. Ta sama metoda może być wykorzystana w różnych sytuacjach, a jedna sesja może składać się z kilku różnych technik.

Najważniejsze jest to, żeby metoda była podporządkowana celowi, a nie odwrotnie.


Z czym połączyć burzę mózgów?

Sama lista pomysłów nie jest jeszcze rozwiązaniem problemu.

To jedna z rzeczy, o których łatwo zapomnieć, szczególnie kiedy sesja kreatywna przebiegła dobrze. Na flipcharcie pojawia się kilkadziesiąt karteczek, uczestnicy są zadowoleni, prowadzący może uznać ćwiczenie za zakończone.

Właśnie wtedy zaczyna się kolejny etap pracy.

Warto więc już przed rozpoczęciem sesji zastanowić się, co zrobimy z wygenerowanymi pomysłami. Jeżeli tego nie zaplanujemy, istnieje ryzyko, że efekt burzy mózgów pozostanie wyłącznie zbiorem ciekawych propozycji.

1. Najpierw uporządkuj pomysły

Po zakończeniu generowania warto połączyć propozycje, które dotyczą podobnych rozwiązań. Możemy również nazwać poszczególne grupy pomysłów albo znaleźć powtarzające się motywy.

To moment, w którym z kilkudziesięciu pojedynczych propozycji możemy przejść do kilku większych kierunków.

2. Następnie ustal kryteria oceny

Nie każdy pomysł musi być dobry. I nie każdy dobry pomysł będzie możliwy do wdrożenia.

Dlatego przed wyborem warto ustalić, według czego będziemy oceniać propozycje. Mogą to być na przykład:

  • wpływ na klienta,
  • koszt wdrożenia,
  • czas potrzebny na realizację,
  • możliwość wykorzystania istniejących zasobów,
  • ryzyko,
  • zgodność ze strategią organizacji.

Kryteria powinny wynikać z konkretnego problemu. Innych będziemy potrzebować przy projektowaniu nowej usługi, a innych przy szukaniu sposobu na usprawnienie procesu wewnętrznego.

3. Wybierz pomysły do dalszej pracy

Dopiero teraz możemy przejść do oceny propozycji. Pomocne może być proste głosowanie, macierz priorytetów, ocena według ustalonych kryteriów albo Nominal Group Technique.

Warto jednak uważać na sytuację, w której grupa wybiera pomysł wyłącznie dlatego, że podoba się większości uczestników.

„Podoba mi się” nie zawsze oznacza „jest dobrym rozwiązaniem”.

Jeżeli chcemy podjąć decyzję biznesową, warto więc oddzielić preferencję od oceny rozwiązania. Pomysł może być interesujący, ale zbyt kosztowny. Może być kreatywny, ale niemożliwy do wdrożenia. Może też nie być szczególnie efektowny, ale bardzo dobrze odpowiadać na rzeczywistą potrzebę klienta.

4. Rozwijaj, zamiast od razu odrzucać

Czasami pomysł, który na pierwszy rzut oka wydaje się niedopracowany, może stać się dobrym rozwiązaniem po kilku modyfikacjach.

Dlatego przed jego odrzuceniem warto zapytać:

Co musiałoby się wydarzyć, żeby ten pomysł mógł zadziałać?

To niewielka zmiana w sposobie prowadzenia dyskusji, ale może mieć duże znaczenie. Zamiast pytać wyłącznie, dlaczego rozwiązanie się nie sprawdzi, szukamy warunków, które musiałyby zostać spełnione, aby zwiększyć jego szanse powodzenia.

5. Na końcu zaplanuj kolejny krok

Dobra sesja kreatywna powinna kończyć się nie tylko wyborem pomysłu, ale również określeniem, co wydarzy się dalej.

Kto sprawdzi wybrane rozwiązanie? Kto przygotuje prototyp? Jakie informacje trzeba jeszcze zdobyć? Jakie założenia powinniśmy zweryfikować? Kiedy wrócimy do tematu?

Nie każda sesja musi zakończyć się decyzją o wdrożeniu. Czasami najlepszym rezultatem będzie wybór pomysłu do dalszego sprawdzenia.

Możemy więc potraktować cały proces jako kilka następujących po sobie etapów:

Problem

Co właściwie chcemy rozwiązać?

Ideacja

Jakie mamy możliwości?

Selekcja

Które propozycje są warte dalszej pracy?

Weryfikacja

Co warto sprawdzić?

Działanie

Jaki jest kolejny krok?

Dzięki temu burza mózgów przestaje być pojedynczym ćwiczeniem organizowanym „żeby wymyślić coś kreatywnego”, a staje się elementem większego procesu rozwiązywania problemów.

Największym błędem nie jest przeprowadzenie złej burzy mózgów.

Większym problemem jest wygenerowanie dobrych pomysłów, a następnie pozostawienie ich na flipcharcie bez decyzji, weryfikacji i kolejnego kroku.


Najczęstsze błędy podczas sesji kreatywnych

Nawet najlepsza technika nie zagwarantuje dobrej sesji, jeśli sposób prowadzenia spotkania będzie utrudniał uczestnikom generowanie pomysłów. Czasami problemem nie jest więc sama metoda, ale warunki, w których z niej korzystamy.

Problem jest zbyt ogólny

„Wymyślmy coś, co poprawi doświadczenie klienta” albo „Jak możemy zwiększyć sprzedaż?” brzmią jak pytania otwierające przestrzeń do kreatywnego myślenia. W praktyce mogą być jednak zbyt szerokie.

Uczestnicy mogą mieć zupełnie różne rozumienie problemu, a wygenerowane pomysły będą dotyczyły różnych obszarów.

Dlatego przed rozpoczęciem sesji warto sprawdzić, czy wszyscy rozumieją problem w podobny sposób. Czasami lepiej poświęcić kilka minut na jego doprecyzowanie niż później próbować porządkować kilkadziesiąt pomysłów, które w rzeczywistości odpowiadają na różne pytania.

Oceniamy pomysły zbyt wcześnie

„To już było”, „nie mamy na to budżetu”, „klient tego nie zaakceptuje” albo „to się nie uda”.

Takie komentarze mogą być merytorycznie uzasadnione. Problem polega na tym, że jeśli pojawiają się na etapie generowania, mogą szybko ograniczyć liczbę kolejnych propozycji.

Dlatego warto rozdzielić dwa etapy: najpierw generujemy, później oceniamy. Nie oznacza to, że wszystkie pomysły są dobre. Oznacza tylko, że moment ich oceny powinien być świadomie zaplanowany.

Najbardziej aktywna osoba przejmuje rozmowę

W każdej grupie mogą znaleźć się osoby, które szybko formułują myśli, chętnie zabierają głos i naturalnie przejmują inicjatywę podczas dyskusji.

Nie musi to być problem, dopóki ich aktywność nie ogranicza udziału pozostałych uczestników.

Jeżeli zależy nam na wykorzystaniu doświadczenia całej grupy, warto zastosować rozwiązania, które zwiększają równowagę udziału - na przykład brainwriting, pracę indywidualną przed dyskusją albo rundowe zbieranie odpowiedzi.

Zakładamy, że każdy powinien pracować w ten sam sposób

Nie wszyscy potrzebują takiej samej ilości czasu na sformułowanie pomysłu. Nie wszyscy też najlepiej myślą podczas głośnej dyskusji.

Jedna osoba może zacząć mówić i dopiero podczas wypowiedzi rozwijać swoje myśli. Inna będzie potrzebowała kilku minut ciszy i kartki, zanim przedstawi propozycję.

Jeżeli forma pracy premiuje tylko jeden sposób funkcjonowania, możemy nie wykorzystać części potencjału grupy.

Przechodzimy do rozwiązania, zanim dobrze zrozumiemy problem

To jeden z częstszych błędów w pracy zespołowej. Pojawia się problem, a grupa niemal natychmiast zaczyna wymyślać rozwiązania.

Tymczasem pierwsza wersja problemu nie zawsze jest jego właściwą definicją.

Zanim zaczniemy generować pomysły, warto czasami zapytać:

Czy na pewno pracujemy nad właściwie zdefiniowanym problemem?

Jeżeli odpowiedź brzmi „nie wiem”, być może kolejnym krokiem nie powinna być burza mózgów, ale doprecyzowanie problemu, zebranie informacji albo poznanie perspektywy użytkownika czy klienta.

Kończymy na wygenerowaniu pomysłów

To chyba najbardziej praktyczny błąd. Grupa wygenerowała kilkadziesiąt propozycji, uczestnicy zapisali je na karteczkach, zrobili zdjęcie flipcharta i spotkanie się kończy.

Tyle że sama liczba pomysłów nie jest jeszcze rezultatem.

Jeżeli nie wiemy, które propozycje są warte dalszej pracy, czego potrzebujemy, żeby je zweryfikować i kto wykona kolejny krok, trudno mówić o zakończeniu procesu.

Dobrze zaprojektowana sesja kreatywna powinna więc mieć określony nie tylko początek, ale również sposób przejścia od pomysłów do dalszego działania.

Dobra facylitacja nie polega na tym, że prowadzący potrafi dobrać sposób pracy do celu, grupy i etapu procesu.


Od generowania pomysłów do wyboru rozwiązania

Wyobraźmy sobie, że sesja zakończyła się sukcesem. Uczestnicy wygenerowali kilkadziesiąt pomysłów. Co dalej?

W tym momencie zaczyna się etap, który często jest traktowany jako mniej kreatywny, a w rzeczywistości ma ogromne znaczenie dla efektu całej pracy.

Musimy przejść od szerokiego pola możliwości do kilku propozycji, które warto sprawdzić lub rozwijać.

Nie wybieraj od razu „najlepszego” pomysłu

Jeżeli grupa ma kilkadziesiąt propozycji, pierwszym krokiem może być ich uporządkowanie. Pomysły podobne łączymy, duplikaty usuwamy, a niejasne propozycje doprecyzowujemy.

Dopiero wtedy łatwiej zobaczyć, jakie kierunki rzeczywiście pojawiły się podczas sesji.

Warto również pamiętać, że na tym etapie możemy jeszcze rozwijać pomysły. Dwie pozornie różne propozycje mogą zostać połączone w jedno rozwiązanie, a pomysł, który początkowo wydawał się zbyt trudny do realizacji, może stać się interesujący po jego modyfikacji.

Ustal kryteria przed oceną

Jednym ze sposobów ograniczenia przypadkowości wyboru jest określenie kryteriów, według których będziemy oceniać propozycje.

Możemy na przykład ocenić każdy pomysł pod względem:

  • wartości dla klienta lub użytkownika,
  • potencjalnego wpływu na organizację,
  • kosztu,
  • łatwości wdrożenia,
  • czasu potrzebnego na realizację,
  • ryzyka,
  • zgodności ze strategią organizacji.

Nie ma jednej uniwersalnej listy kryteriów. Ich dobór powinien zależeć od problemu, który rozwiązujemy.

Warto również pamiętać, że kryteria mogą pozostawać ze sobą w konflikcie. Rozwiązanie może być bardzo wartościowe dla klienta, ale kosztowne. Może być tanie i łatwe do wdrożenia, ale mieć niewielki wpływ na sytuację, którą chcemy zmienić.

Wykorzystaj prostą macierz

Przy niewielkiej liczbie propozycji można wykorzystać prostą macierz dwóch kryteriów, na przykład wpływ i łatwość wdrożenia.

Łatwe do wdrożenia Trudne do wdrożenia
Duży wpływ Priorytet
Warto sprawdzić w pierwszej kolejności.
Strategiczny kierunek
Wymaga dodatkowej analizy i zaplanowania.
Mały wpływ Szybkie usprawnienia
Można rozważyć, jeśli koszt jest niewielki.
Niski priorytet
Prawdopodobnie nie warto inwestować w nie zasobów.

Taka macierz nie podejmuje decyzji za zespół. Pomaga jednak uporządkować dyskusję i zobaczyć, które propozycje wymagają dalszej analizy.

Nie każda sesja musi kończyć się wdrożeniem

Warto również uważać na oczekiwanie, że każda burza mózgów powinna zakończyć się gotowym rozwiązaniem.

Czasami celem spotkania jest znalezienie kierunku. Czasami chcemy stworzyć kilka hipotez, które następnie sprawdzimy. Innym razem potrzebujemy jedynie zebrać możliwe sposoby rozwiązania problemu, aby później podjąć decyzję na podstawie dodatkowych danych.

Dlatego końcowym rezultatem sesji może być nie „wybieramy ten pomysł”, ale na przykład:

  • wybieramy trzy pomysły do dalszej analizy,
  • przygotowujemy prototyp jednego rozwiązania,
  • rozmawiamy z klientami, aby zweryfikować założenie,
  • sprawdzamy koszty i możliwości technologiczne,
  • wracamy do problemu z dodatkowymi informacjami.

Najważniejsze jest, aby uczestnicy wiedzieli, co stanie się z efektami ich pracy.

Jeżeli po raz kolejny prosimy zespół o pomysły, a później nic z nimi nie robimy, trudno oczekiwać, że przy kolejnej sesji uczestnicy będą równie zaangażowani.

Celem burzy mózgów nie jest wyprodukowanie jak największej liczby karteczek.

Celem jest stworzenie warunków, w których grupa może znaleźć, rozwinąć i zweryfikować możliwości rozwiązania konkretnego problemu.


Podsumowanie

Burza mózgów może być bardzo użytecznym narzędziem pracy zespołowej, ale nie jest rozwiązaniem na każdą sytuację. Klasyczna forma, w której uczestnicy wspólnie wypowiadają swoje pomysły, jest tylko jedną z możliwości.

Jeżeli zależy nam na wykorzystaniu potencjału całej grupy, warto zwrócić uwagę nie tylko na to, jakie narzędzie stosujemy, ale również na to, jak zaprojektujemy proces pracy. Znaczenie ma liczba uczestników, relacje między nimi, charakter problemu, dostępny czas oraz etap, na którym znajduje się zespół.

Brainwriting może pomóc ograniczyć dominację najbardziej aktywnych osób. 6-3-5 pozwala w uporządkowany sposób wygenerować dużą liczbę propozycji. Odwrócona burza mózgów może pomóc spojrzeć na problem z innej perspektywy, a SCAMPER sprawdzi się wtedy, gdy chcemy rozwijać istniejące rozwiązanie.

Żadna z tych metod nie gwarantuje jednak dobrego rozwiązania. Technika jest tylko sposobem organizacji pracy. O jej wartości decyduje również to, czy grupa pracuje nad właściwie zdefiniowanym problemem, czy uczestnicy mają przestrzeń do przedstawienia swoich pomysłów oraz czy po etapie generowania następuje ich uporządkowanie, ocena i weryfikacja.

Dlatego zamiast pytać wyłącznie:

„Jaką burzę mózgów przeprowadzić?”

warto zacząć od pytania:

„Czego potrzebujemy od tej grupy i jaki sposób pracy pomoże nam to osiągnąć?”

To właśnie odpowiedź na to pytanie powinna decydować o wyborze konkretnej metody.


Zanim rozpoczniesz kolejną sesję kreatywną

Zanim zaprosisz zespół do kolejnej burzy mózgów, poświęć kilka minut na odpowiedź na poniższe pytania. Nie musisz za każdym razem przygotowywać rozbudowanego scenariusza. Czasami kilka prostych pytań wystarczy, żeby znacząco poprawić sposób pracy grupy.

1. Jaki problem chcemy rozwiązać?

Czy wszyscy uczestnicy rozumieją go w podobny sposób? Czy problem jest wystarczająco konkretny?

2. Czego potrzebujemy na tym etapie?

Większej liczby pomysłów, nowych perspektyw, rozwinięcia istniejącego rozwiązania czy wyboru kilku propozycji?

3. Kto bierze udział w sesji?

Czy wszyscy będą równie chętnie zabierać głos? Czy ktoś może zdominować dyskusję? Czy warto najpierw dać uczestnikom czas na indywidualną pracę?

4. Jaką metodę wybieram i dlaczego?

Czy konkretna technika rzeczywiście odpowiada celowi sesji, czy wybieram ją tylko dlatego, że znam ją najlepiej?

5. Co zrobimy z pomysłami?

Jak je uporządkujemy, według jakich kryteriów ocenimy i które propozycje przejdą do kolejnego etapu?

5. Co zrobimy z pomysłami?

Kto, co i kiedy zrobi z wybranymi pomysłami? Co musi zostać jeszcze sprawdzone przed podjęciem decyzji?

Dobrze zaprojektowana sesja kreatywna nie musi być skomplikowana. Najważniejsze jest świadome dopasowanie sposobu pracy do sytuacji.

Czasami będzie to klasyczna burza mózgów. Czasami kilka minut indywidualnego brainwritingu. Innym razem odwrócenie problemu, praca z analogią albo całkowita rezygnacja z burzy mózgów na rzecz innego sposobu pracy.

Bo kreatywność zespołu nie zależy wyłącznie od tego, jakie pomysły mają ludzie. Zależy również od tego, jakie warunki tworzymy, żeby mogli się nimi podzielić.